Dématérialisation des factures : les 4 avantages des coffres électroniques

Dématérialiser les factures entre fournisseurs et opticiens, tel est l’objectif de l’association EDI-Optique. Avec le soutien de la Direction générale des Finances et du Ministère de l’Economie, elle a mis en place le projet Opto-Démat, initié en 2012. Ces deux dernières années, plusieurs fournisseurs* l’ont testé et peuvent désormais transmettre des factures dématérialisées**. Un enjeu de taille d’autant que d’ici 2019, en vertu de la loi Macron, les opticiens seront obligés d’accepter les factures électroniques émis par leurs fabricants. Pour les centrales, ce sera dès 2018.

EDI-Optique annonce que 300 coffres électroniques sont d’ores et déjà ouverts et 2 prestataires ont été sélectionnés : ICDSC et CEGEDIM. Le coût pour les opticiens : entre 15 et 25 euros par an. Jusqu’à fin 2016, l’ouverture d’un coffre auprès d’une des solutions agréée est gratuite. « Les tarifs sont variables selon la taille du magasin », précise Jean-Christophe Leroy, le directeur des programmes externe.  

Aucun coût supplémentaire n’est à prévoir pour les mises à jour des coffres électroniques « Les évolutions de certaines fonctionnalités se feront automatiquement et gratuitement », ajoute-t-il.

En résumé, ce dispositif présente 4 avantages :

•  Gain de temps;
•  Plus de sécurité : les documents sont classés et stockés dans un coffre sécurisé dix ans conformément à la loi;
•  Réduction du coût de travail de l’expert comptable de 30% à 50%;
•  Conformité TVA : les opticiens devront conserver 10 ans les pièces originales des bulletins de livraison ainsi que les commandes fournisseurs et les rapprocher des factures.

*Atol, BBGR-Nikon, Bausch&Lomb, Carl Zeiss, Charmant, Essilor, Essor, Groupe One, Hoya, Menicon, Ophtalmic, Optissimo, Rodenstock, Shamir.

**D’ici 2019, le projet a pour objectif de dématérialiser 10 millions de factures, soit 40 millions de feuilles de papier.