Savez-vous combien de temps conserver vos papiers professionnels ?

Qu'il soit personnel ou professionnel, chaque document a son importance et tombe sous une réglementation précise concernant sa durée de conservation. Après avoir fait un état des lieux sur les papiers à caractère personnel, Acuité éclaire les entreprises. Contrats, factures, livre comptable, statuts... savez-vous combien de temps vous devez conserver vos documents ? Toutes les réponses ici.

Conservation des documents civils et commerciaux

Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 5 ans. Les déclarations en douane doivent être conservés pendant 3 ans. Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.

Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison... doivent être conservés 10 ans.

Conservation des pièces comptables et documents fiscaux

Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans. Aussi, l'article L102B du livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans ». Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la taxe sur la valeur ajoutée, etc.

Conservation des documents sociaux

En cas de radiation du registre du commerce et des sociétés, les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans. Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans. Enfin, les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.

Les sanctions en cas de non conservation de vos documents

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions. Par exemple pour les documents fiscaux, l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une « amende de 5 000 euros est applicable en cas d'absence de tenue des documents demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»