Fichier clients : n'oubliez pas la déclaration CNIL

Les derniers audits réalisés par l'association EDI-Optique auprès de 6 magasins optiques (3 indépendants et 3 sous enseignes) révèlent qu'aucun d'entre eux n'a déclaré son fichier client à la CNIL. Il semblerait en effet que nombre de points de vente n'ont pas réalisé cette procédure, pourtant obligatoire.
En effet, tout commerçant ou professionnel de santé disposant d'un fichier de données informatisées concernant ses clients doit effectuer une déclaration auprès de la CNIL. Cette procédure ne concerne pas le contenu du fichier, mais son existence, ses principales caractéristiques (type de données traitées, finalité...) et son responsable.

Si vous avez informatisé, comme la plupart de vos confrères, votre fichier clients, et que vous n'avez pas effectué cette déclaration, vous pouvez le faire facilement, sur le site Internet de la CNIL. En effet, il y a deux ans, celle-ci a mis en place une norme simplifiée pour les opticiens-lunetiers, qui porte le n°54 (pour la consulter, cliquez ici). Après avoir vérifié que votre fichier correspond aux standards de cette norme, il vous suffit de remplir le formulaire de déclaration disponible en ligne (pour y accéder directement, cliquez ici). Notez aussi que la loi Informatique et Libertés vous oblige, au moment où vous renseignez le dossier de votre client, à l'informer de ses droits par des mentions précises. Vous pouvez ainsi lui préciser, par affichage ou sur papier, le texte suivant :

"Votre opticien dispose d'un système informatique destiné à gérer plus facilement ses ventes (facturation, remboursements).Les informations qui vous sont demandées feront l'objet, sauf opposition justifiée de votre part, d'un enregistrement informatique réservé à l'usage de votre opticien, et le cas échéant de votre caisse de sécurité sociale, de votre organisme d'assurance maladie complémentaire.Vous pouvez accéder aux informations vous concernant auprès de votre opticien*.
*Articles 32, 38, 39, 40 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ; Loi n°2002-303 du 4 mars 2002 relative aux droits des malades ; décret n° 2002-637 du 29 avril 2002."

Rappellons qu'en cas de non-respect de ces obligations, la loi prévoit, en cas de contrôle (inopiné ou faisant suite à la plainte d'un client), de lourdes sanctions, pouvant aller de l'amende pécuniaire à la fermeture du point de vente.